En grillfest virker umiddelbart som en af de enkleste måder at samle mange mennesker på. Grillen tændes, kødet lægges på, og gæsterne kan spise ude i haven. Men når 25 eller 40 mennesker skal have mad nogenlunde samtidig, opdager værten hurtigt, at grillen kan udvikle sig til festens mest krævende arbejdsplads.

Derfor giver det mening at dele menuen op i det, der virkelig skal tilberedes på grillen, og det der med fordel kan gøres klart på forhånd. Hvis salater, brød, dressinger og andet tilbehør til grillfest allerede er forberedt, kan værten koncentrere sig om selve grillningen frem for at håndtere fem forskellige køkkenopgaver samtidig.

Kødet bør vælges med gæsteantallet i tankerne. Store udskæringer kan være nemmere at håndtere end mange små stykker, fordi der er mindre arbejde med vending og timing. Til gengæld kan pølser, spyd eller mindre portioner være praktiske, hvis gæsterne skal spise mere uformelt.

Det vigtigste er at undgå, at alt kræver præcis grilltid på samme tidspunkt. Hvis fire forskellige typer kød skal have forskellig temperatur og stegetid, kan værten ende med at bruge hele middagen med et stegetermometer i hånden.

Salater og tilbehør kan skabe variation uden at gøre grillarbejdet mere kompliceret. Kartoffelretter, grønne salater, pastasalat, brød og forskellige dressinger kan gøre menuen fyldig, selv om antallet af ting på selve grillen holdes nede.

Vegetariske gæster bør tænkes ind fra begyndelsen. Grillede grøntsager, plantebaserede alternativer eller andre hovedkomponenter kan sagtens indgå, men hvis de først bliver fundet frem, efter resten af maden er færdig, risikerer de vegetariske gæster at spise på et andet tidspunkt end resten af selskabet.

Hygiejnen omkring råt kød kræver også lidt planlægning. Fade og redskaber, der har været i kontakt med råt kød, bør holdes adskilt fra det færdige, og det er en fordel at have et rent serveringsområde klar på forhånd.

Grillens størrelse er naturligvis afgørende. En lille kuglegrill kan sagtens lave fremragende mad, men den har begrænset kapacitet. Hvis gæsteantallet er stort, kan en ekstra grill eller en større model være forskellen på en hyggelig middag og flere timers løbende servering.

Timing handler også om gæsternes forventninger. Til en uformel grillfest gør det ikke nødvendigvis noget, at alle ikke får mad på præcis samme sekund, men hovedparten af selskabet bør kunne spise nogenlunde samlet.

Derfor kan det være smart at begynde med de elementer, der kan holde sig varme eller hvile, og gemme mere følsomme udskæringer til sidst. Hvis menuen planlægges omkring grillens kapacitet, bliver arbejdet væsentligt lettere.

Desserten kan med fordel være enkel og forberedt på forhånd. Når grillen endelig er slukket, har de færreste værter lyst til at begynde på endnu en omfattende tilberedning.

Det er i sidste ende værten, der skal huskes i planlægningen. En grillfest bliver ikke nødvendigvis bedre af, at én person står med ryggen til gæsterne hele aftenen og producerer mad i små portioner.

Når en stor del af menuen allerede står klar, kan grillningen blive den hyggelige del af festen, den var tænkt som. Værten kan stadig holde øje med kødet, men får samtidig mulighed for at være med i samtalerne og faktisk deltage i det arrangement, vedkommende selv har inviteret til.